引き継ぎ書を渡したのに、翌日から「この案件はどこまで進んでいますか」と質問が続く。
手順は書いたのに、仕事の現在地が伝わっていないのかもしれません。
AIを使うなら、作業手順をきれいに書くことよりも、「未完了の仕事・次の行動・例外時の相談先」を抜けなく整理する補助として使うのがおすすめです。
最終確認は、引き継ぐ本人と受け取る本人で行います。
この記事では、中小企業の担当交代を想定した引き継ぎ書の作り方を説明します。
事例とテンプレートは本記事独自の架空例です。
特定のAIサービスや広告商品の利用は前提にしていません。
マニュアルと引き継ぎ書は、役割を分ける
マニュアルは、繰り返す作業の基本手順を示す資料です。
一方、引き継ぎ書には、担当が変わる時点の仕事の状態も必要です。
例えば、架空の卸売会社で受注担当が交代する場合を考えます。
「注文を受けたら在庫を確認する」という手順だけでは、すでに受けている注文が出荷待ちなのか、納期回答待ちなのか分かりません。
基本手順は既存のマニュアルへリンクし、引き継ぎ書には現在動いている案件と、いつもの手順から外れる条件を残す。
この分け方なら、同じ説明を二重に更新する負担も減らせます。
基本手順そのものが古い場合は、先に社内マニュアルをAIで更新する方法で、変更箇所と更新担当を整理してください。
最低限そろえるのは6項目
案件や定期業務ごとに、次の6項目を埋めます。
- 仕事の名前と目的。
- 現在の状態と、最後に確認した日。
- 次に行うこと、期限、担当者。
- 根拠となる資料の保存場所。
- 通常と違う条件と、その場合の相談先。
- 未確認の点と、誰にいつ確認するか。
「営業担当に聞く」のような曖昧な記載では、交代後にまた人探しが始まります。
社内で共有してよい役割名や連絡経路を明記してください。
ただし、公開型の生成AIに実名や内部の連絡情報を入力してよいかは、別に確認が必要です。
パスワード、認証コード、秘密鍵は引き継ぎ書へ書き込まず、会社指定の権限移管・認証管理の方法を使います。
AIを使った引き継ぎ書作成の4ステップ
詳細条件は本文で確認する。
1．メモと原資料を集め、入力範囲を決める
まず担当者が、動いている案件、締切のある仕事、月次業務、例外対応を列挙します。
AIが社内の仕事を知っている前提で始めないでください。
元となる受注記録や承認済み資料と、本人の記憶を分けます。
記憶だけの部分は「要確認」として扱います。
機密情報や個人情報は社内規程に従い、許可されていないサービスへ入力しません。
2．事実だけを項目へ整理させる
AIへは、文章を立派に見せることよりも、抜けを質問に変えることを頼みます。
次の依頼文は、架空のメモで試す例です。
以下のメモを引き継ぎ書の草稿にしてください。
「業務名／現在の状態／確認日／次の行動／期限／担当の役割／参照資料／例外時の相談先／未確認事項」の順に整理します。
メモにない期限・担当・進捗を補わず「未確認」としてください。
最後に、引き継ぐ本人へ確認する質問を分けてください。
メモ：案件Aは見積提出済み。
回答待ち。
納期は未確定。
来週、営業担当が状況を確認する。
通常外の値引きは責任者へ相談する。
この例の「来週」から勝手に日付を確定させてはいけません。
日付、担当者、参照先は本人が元資料を見て補います。
未確認の欄が残るのは失敗ではなく、確認すべき場所が見えた状態です。
3．未完了と例外を本人が照合する
草稿と元資料を突き合わせ、案件が抜けていないか確認します。
特に、保留、差し戻し、相手からの返答待ち、担当外への相談待ちを見てください。
架空の案件Aなら、「回答待ち」の一言ではなく、確認日、連絡する役割、納期を約束していないこと、承認が必要な値引き条件を分けて残します。
AIにそれらを推測させず、人が確認した事実を書き込みます。
4．受け取る人が、1件だけ手順をたどる
文書を読んでもらうだけで終えず、代表的な案件を1件選び、参照資料の場所まで開けるか、次の行動が分かるかを試します。
実際の送信や発注はせず、どこまで進めるかを説明してもらう形でも構いません。
質問が出た部分を直し、確認日と次回の更新担当を記録します。
権限不足があれば、文書に認証情報を追記するのではなく、正式な権限付与の手続きへ戻してください。
コピーして使える引き継ぎ書の記入例
以下は架空の記入例です。
実際には社内の承認済み記録で埋めてください。
業務名：案件Aの見積回答確認
現在の状態：見積提出済み。
受注・納期とも未確定
確認日：担当者が確認した日を記入
次の行動：営業担当が相手へ状況を確認
期限：未確認。
担当交代前に決める
参照資料：社内の指定保存先を記入
例外：通常外の値引きは責任者へ相談
未確認：確認日、期限、連絡担当の確定
空欄を残したくなくても、仮の情報を確定事項に見せないことが大切です。
未確認事項には、確認する人と期限を付けて回収します。
よくある失敗と直し方
手順は詳しいのに、いま動いている仕事がない
「通常どうするか」と「現在どこまで進んだか」を分けてください。
未完了案件を一覧にし、参照する手順書へリンクします。
文章が長く、次の行動が分からない
案件の最初に、状態、次の行動、期限を置きます。
経緯は後ろへ回し、判断の根拠をたどれる資料を示します。
個人の記憶が、会社の確定ルールになっている
「以前はこうした」と「承認された標準手順」を区別します。
例外対応は、実施してよい条件と相談先が確認できるまで未確定とします。
まとめ：渡した後に、相手が動けるかで確認する
AIで引き継ぎ書を作るときは、未完了、例外、次の行動を先に整理してください。
メモにない情報を埋めさせず、未確認の点を見つける補助として使います。
最初の一歩は、現在進行中の仕事を一つ選び、6項目を埋めることです。
最後に受け取る人が資料をたどり、次の行動を説明できるかを確認しましょう。
社内のAI利用基準を検討する際の参考
- 経済産業省：AI事業者ガイドライン第1.2版の資料案内：社内でAI利用の基準を検討する際の追加資料です。本記事のテンプレートを同資料の指定様式として紹介するものではありません。