「メールを1通書くたびに、書き出しや敬語で手が止まる」。
そんな中小企業の経営者や担当者には、生成AIをメールの下書き役として使う方法があります。
結論は、相手・目的・確定した事実・依頼したい行動を箇条書きで渡し、AIに下書きを作らせてから人が確認することです。
最初から顧客情報を含むメールや、契約・苦情対応のような重要な連絡を任せる必要はありません。
この記事では、日程調整・資料送付・社内周知で使えるプロンプトを3つ紹介します。
入力してはいけない情報と送信前の確認点も一緒に押さえ、今日から小さく試せる形にしました。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。
まずは「定型メールの下書き」だけに使う
生成AIが得意なのは、決まっている要点を読みやすい文章に整えることです。
反対に、事実の確認や相手への約束、送信するかどうかの判断は人が行います。
最初は、次のような修正・確認がしやすい連絡から始めましょう。
- 打ち合わせ候補日の案内
- 公開済み資料の送付案内
- 社内向けの一般的なお知らせ
価格交渉、契約条件の変更、採用結果の通知、重大な苦情への回答などは、最初の試行には向きません。
会社として何を伝えるかを責任者が決め、その後に表現を整える用途だけを検討してください。
メール作成前に整理する5つの情報
「メールを書いて」だけでは、AIは相手や用件を推測してしまいます。
先に次の5項目をメモにすると、下書きの修正を減らしやすくなります。
- 相手：取引先、社内の全員など。実名は必要がなければ「担当者様」などに置き換える
- 目的：日程を決めたい、資料を案内したい、変更点を知らせたい
- 確定した事実：日時、資料名、開始日など、確認済みの情報だけを書く
- 相手にしてほしいこと：返信、確認、期限までの対応など
- 文体と長さ：丁寧で簡潔、本文200字程度など
未確定の日時や条件は空欄のままにし、「推測せず［要確認］と表示する」と指示します。
AIが自然な文章で埋めた内容でも、事実とは限りません。
コピペして使えるメール作成プロンプト3例
以下の［ ］内を自社の状況に置き換えてください。
最初の試行では、顧客名や非公開の取引条件を入力せず、仮名や公開可能な情報だけを使います。
使いたい場面から選べます。
まずは公開してよい情報だけで、次の例を試してください。
1．打ち合わせの日程調整
以下の情報だけを使い、取引先への日程調整メールの件名と本文を作成してください。
丁寧で簡潔な文体にし、本文は200字程度にしてください。
日時や会議方法を推測して追加しないでください。
未確定の項目は［要確認］と表示してください。
相手：［担当者様など］
目的：［打ち合わせの日時を決める］
候補日時：［候補1］、［候補2］
所要時間：［30分など］
会議方法：［オンライン／訪問など］
返信してほしい内容：［都合のよい候補］
AIが書いた曜日と日付の組み合わせ、時刻、所要時間は必ず原案と照合します。
確定していない会議URLも書き足さないようにします。
入力から完成メールまでの架空例
日程調整を担当する総務が、次の確定情報を用意したとします。
実際の取引先情報は使っていません。
相手：担当者様／目的：導入相談の日時を決める／候補：11月10日10時、11月12日14時／所要時間：30分／方法：オンライン／返信してほしいこと：都合のよい候補、合わなければ別候補／会議URL：未決定
この情報を使った、編集後のメール文の例です。
AIの実測出力ではありません。
件名：導入相談の日程調整のお願い
担当者様
いつもお世話になっております。
導入相談のお打ち合わせについて、以下の候補をご案内します。
・11月10日10時から
・11月12日14時から
オンラインで30分を予定しております。
ご都合のよい候補をお知らせください。
いずれも難しい場合は、別の候補をご提示いただけますと幸いです。
接続先は日程確定後にご案内します。
どうぞよろしくお願いいたします。
AIが「Zoomで実施します」「11月8日までにご返信ください」と足したら、入力にない会議サービス・返信期限なので削除します。
会議URLは未決定のまま残し、送信前に「確定後に案内できるか」を担当者が確認します。
実際のメールでは年・時間帯・署名など必要な情報も確認して追記してください。
2．資料送付の案内
以下の要点から、資料を送る際のビジネスメールの件名と本文を作成してください。
相手に分かる言葉を使い、本文は200字程度にしてください。
資料に書かれていない効果や数字を追加せず、未確定事項は［要確認］と表示してください。
相手：［担当者様など］
送る資料：［公開してよい資料名］
資料の要点：［確認済みの内容を2点まで］
相手にしてほしいこと：［ご確認ください、など］
返信期限：［必要な場合のみ］
送信直前に、添付ファイルが実際に付いているか、別の資料を誤添付していないかを確認します。
AIには添付の有無を判定させない運用が確実です。
3．社内向けのお知らせ
以下の確定事項を、社員向けの分かりやすいメールにしてください。
件名と本文を作り、変更点・開始日・社員にしてほしいことを箇条書きで示してください。
未入力の条件や例外を作らず、不明な点は［要確認］と表示してください。
対象者：［対象部署・社員など］
変更点：［確定した内容］
開始日：［日付］
社員にしてほしいこと：［具体的な行動］
問い合わせ先：［社内窓口名］
就業規則や手当など権利・義務に関わる変更は、正式な決裁文書と照らし、責任者が内容を確認してから送ります。
本文の要点が決まっても件名で迷う場合は、AIでメール件名を作る方法で、見積送付と日程確認の例を紹介しています。
届いたメールが長く、どの依頼へ答えるか整理したい場合は、長いメールから変更された依頼と返信事項を分ける方法を確認してください。
AIに入力する前に確認したい情報管理
メールの原文をそのまま貼ると、氏名、メールアドレス、取引内容、社内の未公開情報まで外部サービスに送る可能性があります。
最初は次のような情報を入力しないルールにしましょう。
- 顧客や社員の氏名、連絡先、個人を特定できる情報
- 契約書、見積金額、未公表の売上や事業計画
- パスワード、認証コード、口座情報
- 取引先から秘密として預かった内容
個人情報保護委員会は、個人データを生成AIサービスへ入力する場合、利用目的の範囲内か、サービス提供者が別の目的で扱わないかなどを確認するよう注意を促しています。
IPAも、入力内容がサービスのサーバーへ送られる場合があることや、出力の正確性を確認する必要性を示しています。
仮名に置き換えた場合でも、ほかの情報と組み合わせて個人や取引先が分かる内容なら入力を避けてください。
会社として継続利用する場合は、許可するツールとアカウント、入力できる情報、データの利用条件を決めてから範囲を広げます。
選定の考え方はChatGPT・Gemini・Claude・Copilotの比較記事でも整理しています。
送信前は人が5項目をチェックする
生成AIの文章は流暢でも、送信内容が正しいとは限りません。
下書きをメールソフトへ移した後、次の順に確認します。
- 宛先・CC：送信先と共有範囲が正しいか
- 氏名・敬称：相手の名前、役職、敬称が正しいか
- 日時・数字・条件：元のメモや決裁内容と一致するか
- 添付・リンク：必要なファイルがあり、誤送付がないか
- 約束と文体：会社として約束していないことが書かれていないか
特に「ご対応いたします」「無償で承ります」など、AIが勝手に約束を増やしていないかを見てください。
問題があれば人が修正し、送信ボタンは担当者が押す運用にします。
まずは同じ種類のメール5通で試す
効果は「AIが文章を作る速さ」ではなく、確認と修正を含めた総作業時間で測ります。
まずは日程調整など1種類のメールを5通選び、従来の作成時間と、AI利用後の入力・修正・確認時間を比べてください。
記録するのは、①1通あたりの総時間、②修正した箇所、③送信前に見つかった誤り、の3点で十分です。
時間が短くなっても誤りが増えるなら、指示文や対象業務を見直します。
安全な範囲で続けられると判断してから、資料送付や社内周知へ広げましょう。
記録表と継続判断は生成AIの効果測定の方法、根拠のない情報の照合はAIの回答を仕事で使う前の確認手順で説明しています。
FAQに基づく問い合わせ対応は問い合わせ返信の記事をご覧ください。
よくある質問
無料の生成AIで試してもいい？
公開してよい情報や架空の例を使う練習なら始めやすいでしょう。
ただし、無料か有料かだけで安全性は判断できません。
実際の業務情報を入力する前に、会社の利用ルールとサービスのデータ取り扱いを確認してください。
届いたメールを丸ごと貼って返信案を作ってもいい？
最初は避けましょう。
送信者の氏名や連絡先、やり取りの経緯、取引条件が含まれていることがあります。
必要な要点を自分で抜き出し、機密や個人情報を除いた形で下書きを依頼します。
まとめ：まずは日程調整メール1通から
生成AIでメール作成を始めるなら、定型的な用件を1つ選び、確定情報だけを箇条書きで渡し、人が確認して送るのが基本です。
まずは日程調整の下書きを1通試し、作成から確認まで何分かかったかを記録してみてください。
会社全体での試し方から知りたい方は、中小企業の生成AI導入を始める5ステップも参考にしてください。