広告
※本記事にはアフィリエイト広告が含まれます。
メールの件名をAIで考えるときは、誰に、何を伝え、どの行動を求めるかを先に決めます。
本文を確定してから件名案を作れば、本文にない約束が混ざっていないか照合できます。
「開きたくなる件名」だけを頼むと、必要のない緊急性や特典まで提案される場合があるためです。
ここでは、中小企業の担当者が個別の業務メールに使う方法を紹介します。
メルマガの大量配信や開封率を保証する手順ではありません。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。
最初に本文から四つの情報を取り出す
AIへ渡す前に、送る本文から次の四つを書き出します。
| 情報 | 見積送付の例 |
|---|---|
| 相手との関係 | すでに打ち合わせた取引先 |
| 送信目的 | 見積書を送付する |
| 相手にしてほしいこと | 内容を確認し、不明点があれば連絡してもらう |
| 変えてはいけない事実 | 商品名、見積番号、回答期限の有無 |
件名だけを考える作業なら、取引先の実名、メールアドレス、個別価格まで入力する必要はありません。
会社で認められた生成AIを使い、必要な情報だけを渡します。
氏名を伏せても本文に秘密の契約条件が残れば、入力してよい文書になったとは限りません。
架空例：見積送付と日程確認で件名を変える
次は、説明用に当サイトが作った架空の文面と件名例です。
実際の顧客メールや、特定のAIで生成した実測結果ではありません。
見積書を送るとき
本文の内容が「打ち合わせ済みのラベル印刷について、見積番号Q-204の見積書を添付する。確認後、不明点があれば連絡してほしい」なら、件名は次のようにできます。
ラベル印刷の見積書送付（Q-204）
「お得な特別見積もりを今すぐチェック！」では、業務の対象がわかりにくくなります。
特別価格という説明が本文にないなら、その表現も使いません。
添付する予定だった見積書が実際に添付されているかは、別に確認します。
打ち合わせの日程を確認するとき
本文が「11月5日14時と11月6日10時の二つを候補とし、都合のよい日時を尋ねる」なら、確定のお知らせと区別します。
次回打ち合わせの候補日時をご確認ください
「次回打ち合わせ日時の決定」では、まだ選んでもらっていない候補が確定したように見えます。
日付を件名に入れる場合も、本文の候補と一致しているかを見ます。
複数の候補を全部入れて長くするより、用件を先に置く方法があります。
件名だけを作るプロンプト例
次の指示は、本文を完成させた後に使う汎用の入力例です。
利用先のツールに入力欄や文字数の制約がある場合は、その範囲に合わせて調整してください。
次の本文に合う、日本語の業務メールの件名を3案作ってください。
目的は、受信者が用件を識別できることです。
条件：
・取引先への見積書送付です。
・商品名は「ラベル印刷」、見積番号はQ-204です。
・回答期限は設定していません。期限を追加しないでください。
・割引、特別価格、緊急性、効果の保証を作らないでください。
・用件を先に置き、簡潔な案を出してください。
・件名ごとに、本文のどの事実を使ったかを説明してください。
本文：
先日の打ち合わせ内容に基づくラベル印刷の見積書を添付します。
見積番号はQ-204です。内容をご確認いただき、
不明点があればご連絡ください。
文字数を決めるなら「20字前後」などを目安として追加できます。
ただし、同じ文字数でもメールソフトや画面幅で見え方は変わります。
数字だけで合否を決めず、実際の下書き画面とスマホの表示で確かめましょう。
図は左右にスクロールできます。
用件を区別できる情報を残し、本文と照合して人が件名を決める。
文字数だけで合否を決めず、実際の表示も確認する。
AIが出した三つの案をどう選ぶか
選ぶときは、言葉の勢いより本文との一致を確認します。
- 商品名や見積番号が原文どおりか。
- 「候補」「確認待ち」が「決定」に変わっていないか。
- 本文にない締切、無料、限定などを足していないか。
- 受信者が、件名だけで用件を区別できるか。
疑問があれば、その案を採用せずに指示を直します。
例えば「緊急」という語が出たら、「緊急性はありません。見積書の送付だとわかる表現に」と対象を絞って修正できます。
短くした結果、何の件かが消えた場合は、商品名などの識別情報を戻してください。
返信メールでは、既存のやり取りをたどるために件名を維持する運用もあります。
毎回AIで新しい件名に変えず、社内や相手先のメール運用に合わせます。
内容が別件へ変わる場合も、担当者が新しいスレッドに分けるか判断します。
Catchyなどの文章作成ツールを使う場合
Catchyは、公式サイトでメールの文章提案や文章作成支援を案内しています。
専用の「件名」機能が必ずあるという説明ではなく、文章案を考えるサービスの選択肢です。
今回のプロンプトが、同じ入力欄でそのまま使えることを実機検証したものでもありません。
Catchyの利用規約は文章作成の補助であり、出力の正確性や特定の結果を保証しないことを定めています。
件名にすれば開封される、商談が増えるという成果は約束できません。
使う場合は、公式の利用枠と入力条件を確認し、候補を人が選ぶ作業までを予定に入れてください。
機能や料金の全体像はCatchyの紹介記事にまとめています。
本文から作りたい場合は、ビジネスメールの作成手順も参考にできます。
まずは送信前のメールを一つ選び、目的と変えてはいけない事実を整理する。
その情報から作った件名を本文と照合し、添付ファイルと宛先も確かめてから送信しましょう。
参考資料
確認日：2026年10月27日。
件名例と確認手順は当サイトの編集例です。