AI画像を会社で管理する方法｜モデル・条件・修正履歴の記録表

「この画像は、会社のホームページにも使ってよいの？」「前任者が作ったのと同じ雰囲気で、文字だけ変えたい」。
生成AIの画像が増えると、ファイルを見つけるだけでは解決できない質問が出てきます。

会社で管理するなら、画像IDを1つ決め、原本・利用条件・修正履歴・公開版を結び付ける方法から始めましょう。
画像管理アプリを新しく契約しなくても、社内で許可された共有フォルダと表で試せます。

この記事では、架空の会社のお知らせ画像を例に、台帳の項目、命名、再利用時の確認を説明します。
実際の導入成果を報告するものではありません。

タグと台帳では役割が違う

「青」「人物なし」「横長」などのタグは、探すときに便利です。
ただし、タグだけでは、モデルの利用条件や、誰が公開を確認したかまではわかりません。

例えば、担当者が異なる画像を同じフォルダに入れ、ファイル名をすべて「バナー最終」にすると、翌月にはどれが承認済みか判断しにくくなります。
見た目が同じでも、文言や掲載先の条件が違う可能性があります。

まずは検索用の分類と、再利用の判断に必要な記録を分けてください。
台帳は権利を保証する証明書ではなく、確認した条件と作業の経過を辿るためのものです。

画像台帳に残す項目

1枚ごとに長い報告書を作る必要はありません。
迷ったときに元の情報へ戻れる項目を優先します。

項目	記録すること	後から答えたい質問
画像ID・用途	共通IDと、お知らせ等の制作目的	何のために作ったか
作成日・担当	生成・編集した日と担当者	誰に確認すればよいか
ツール・モデル	サービス、モデル名・版、追加素材	何を使って作ったか
条件の根拠	公式条件・モデル配布元のURL、確認日、必要な注記	どの条件を確認したか
入力・生成設定	指示文、参照画像、保存できる設定	どの部分を再現できるか
原本・編集データ	元画像と文字を編集できるファイルの保存先	再生成せずに直せるか
版・変更内容	v01、v02と変更理由	何を変えたか
掲載先・公開版	媒体、ページURL、サイズ、公開したファイル	何が公開されているか
確認・状態	確認者、確認日、保留/確認済み/公開中/使用停止	今使ってよい版はどれか

同じ指示文を残しても、生成結果を完全に再現できるとは限りません。
再現のための情報と、実際に使った原本の両方を保存します。

架空の「お知らせ画像」1枚を記録する例

従業員12人の架空の設備メンテナンス会社が、会社のお知らせに背景イラストを使うと仮定します。
実際の会社、制作実績、測定結果ではありません。

画像ID：IMG-202610-001
用途：設備点検の相談受付を案内するページの背景
作成担当：広報担当A
ツール/モデル：実際に使用した名称・バージョンを記入
利用条件：配布元のURL・確認日・対象用途を記入（未確認なら保留）
参照素材：自社で利用権限を確認したもののみ。なければ「なし」
原本：IMG-202610-001/source/
編集データ：IMG-202610-001/edit/
v01：文字なしの生成背景。確認前
v02：確認済みの案内文を編集ツールで追加
公開版：v02 / 横長1200×630px / company-news.webp
確認：文言は営業責任者、画像と条件は広報担当が確認
状態：両方の確認日を記入するまで「保留」

この例では「商用利用可」とだけ書いて終わらせません。
どのモデルの、どの条件を、いつ、どの用途について確認したかを残します。
未確認の欄を空白にして公開するのではなく、保留として管理してください。

記録を生成AIに整理させる場合

AIには、確認済みの作業メモを表へ並べ替える役割を任せられます。
条件そのものの判断や、存在しないモデル名・承認日の補完はさせません。

次の作業メモを、画像IDごとの管理台帳に整理してください。
項目は「用途、作成日、ツール/モデル、条件の参照先と確認日、
原本の保存先、版、変更内容、掲載先、確認者、状態」です。

メモにない情報は「未確認」と書いてください。
利用規約の内容、商用利用の許可、確認者の承認を推測しないでください。
掲載済みと記載がない画像を「公開中」にしないでください。
矛盾する日付や複数の最終版があれば、別に確認事項を挙げてください。

【ここに社内で外部入力が許可された作業メモだけを貼る】

顧客写真、社員の顔、未公開商品、共有フォルダの機密情報などを、整理のために無断で外部AIへ渡してはいけません。
記録整理も、会社で承認された入力範囲とツールで行います。

原本・編集・公開版を分けて保存する

同じIDのフォルダ内で、用途を分けます。
特定のクラウド製品を契約することが前提の方法ではありません。

ファイル名は、ID・用途・サイズ・版で区別します。
例えば「IMG-202610-001_web_1200x630_v02.webp」です。
「最終」「最新」を何度も付けるより、台帳の公開版欄で正しいファイルを指せるようにしてください。

使用条件の保存は、元ページのURLと確認日を基本にします。
内容を手元に保存する場合も、社内ルールとサービス側の条件に従い、必要な範囲にとどめましょう。
ダウンロードしておけば条件変更の確認が不要になるわけではありません。

修正するときは、変更の種類を分ける

文字の受付日を直す場合と、別のモデルで背景を生成し直す場合は、確認すべきことが違います。

変更	残す記録	やり直す確認
案内文・期間の変更	元の版、変更した文言、理由	内容の正確性と承認
切抜き・サイズ変更	元画像ID、新サイズ、切抜き範囲	文字切れ、描写の誤解、掲載先の条件
生成し直す・モデル変更	新しいモデル/設定、条件の根拠	利用条件と個別画像の公開確認
別媒体へ流用	掲載先と公開ファイル	利用範囲、必要な注記、表示

「前にホームページで使ったから、広告にも使える」と自動的に判断しないでください。
利用条件、参照素材の許可範囲、掲載先の規定を、新しい用途に照らして確かめます。

サイズ違いの制作手順は、AI画像をSNS・ホームページに使い回す方法で説明しています。

引き継ぎでは、1枚を実際に辿ってみる

台帳を渡すだけでなく、新しい担当者が公開画像から原本へ戻れるかを確認しましょう。

1. 公開ページの画像に対応するIDがわかる。
2. 原本と編集データを、権限のある社内保存先で開ける。
3. モデルや素材の条件と確認日を辿れる。
4. 公開した版と、まだ保留中の版を区別できる。
5. 文言や掲載先を変更する場合の確認者がわかる。

退職者の個人アカウントだけにデータがある状態は避け、会社で許可された保存先と権限で管理します。
契約・アカウントの管理は、制作物の台帳とは別に生成AIの契約・アカウント管理表で整理してください。

まずは、公開中の画像1枚から記録する

AI画像の管理は、すべての過去ファイルを一度に分類する必要はありません。
まずは今使っている1枚にIDを付け、原本、条件、公開版、確認者を結び付けるところから始めましょう。

条件が確認できない画像は、台帳に載せたことを理由に利用を続けず、保留して調べます。
モデルやサービスの条件に加え、個別画像についての権利・描写の確認も必要です。
文化庁：AIと著作権

クラウドの画像生成環境も検討している場合は、ConoHa AI Canvasの料金と導入前の確認点を参照してください。
管理台帳を始めるために、サービスへの申し込みは必要ありません。

※資料確認日：2026年10月8日。
会社・台帳の記入例は架空です。