AIで社内FAQを作るなら、何度も聞かれる質問を一つ選び、最新版の資料から回答を下書きします。
公開前に、担当者が回答と原文を照合します。
回答のそばに、参照先・確認日・担当部署・問い合わせ先を残します。
まず、担当部署と最新版が分かる質問を選ぶ
最初は、申請先や提出方法など、答えが社内文書で確認できる質問を選びます。
個人情報を含む問い合わせ履歴をそのまま入力せず、質問だけを一般化してください。
文書に旧版と新版がある場合は、担当部署に最新版を確認してから使います。
- よくある質問を一問選ぶ
- 最新版の文書を確認する
- AIの下書きと原文を照合する
- 担当者が承認して公開する
- 規程変更時に更新する
出典付きの回答を作る依頼文
次の承認済み文書だけを使って、質問への回答案を書いてください。
「回答」「根拠の見出し」「例外」「担当者に確認する点」を分けてください。
文書に答えがなければ「担当部署へ確認」と記載してください。
架空の例｜立替経費の申請先を案内する
架空の会社で、社員が「交通費の領収書はどこへ出しますか」と質問したとします。
回答案は「経費精算フォームに添付してください」です。
出典欄に「経費精算手順 第2章」、確認日欄に担当者が原文と照合した日を入れます。
領収書を紛失した場合の扱いが文書にないなら、経理に回し、通常の申請手順を当てはめません。
担当者が替わっても古い回答を残さない
FAQごとに、回答を承認する部署と、規程変更時に更新する担当を決めます。
原文を変更したときは、関連するFAQも開き、リンク先と回答を照合します。
確認が終わるまで古い回答を案内から外し、「担当部署へ確認」と表示します。
公開時は閲覧対象の社員がリンクを開けるか、権限も確認してください。