再見積の変更点をAIで整理する方法｜明細・差額の確認例

「数量は減ったのに、オプションが増えている。お客様には何が変わったと説明すればいい？」。
再見積では、総額だけを比べても理由が分かりません。

AIには、確認済みの旧・新明細を並べて、変更点と説明文の下書きを作らせます。
計算と価格の承認は既存の見積・表計算の仕組みや人が確認し、AIの出力だけで金額を確定しないのが基本です。

この記事は架空の清掃見積を使った教材です。
特定サービスの実利用結果ではなく、契約なしでも会社で許可されたAIと表計算で試せる手順を紹介します。

まず旧版・新版・依頼内容を分けて用意する

比較するのは同じ案件の2つの版です。
「最新らしいファイル」を渡すのではなく、版番号・作成日・顧客へ提示済みかを確認します。

必要な材料は、旧見積、確認済みの新見積、顧客の変更依頼、未確定の条件です。
変更依頼があることと、新条件への顧客承認は別に残してください。

顧客の氏名・連絡先・非公開価格等は、入力先の許可範囲に合わせて匿名化します。
別の顧客の値引き情報を混ぜないことも重要です。

架空例：エアコン3台から2台へ変更

以下は架空の金額・業務例です。
計算を分かりやすくするため、すべて税抜で比較し、税額や端数処理は含めていません。
正式見積では適用条件を別途確認してください。

旧版v1は顧客に提示済み。
顧客は「2台に減らしたい。高所作業が必要な1台も依頼したい」と連絡。
新しい条件の作業可否を担当者が確認して、新版v2を作ったという設定です。
v2の顧客承認は未取得です。

商品コード・項目	単価	v1数量・金額	v2数量・金額
A01 エアコン清掃	12,000円	3台・36,000円	2台・24,000円
O01 フィルター追加作業	2,000円	3台・6,000円	2台・4,000円
T01 出張費	3,000円	1回・3,000円	1回・3,000円
H01 高所作業	4,000円	なし・0円	1件・4,000円
合計	—	45,000円	35,000円

総額の差はマイナス10,000円です。
ただし、単純に「1台分安くなった」だけではありません。
清掃と追加作業の減少、高所作業の追加が合わさっています。

手順1：同じ商品をコードで対応づける

名称だけで比べると、「エアコン洗浄」と「エアコン清掃」を別商品として扱うことがあります。
可能なら商品コードを使い、単位・対象範囲もそろえます。

比較前に次を確認してください。

• 数量の単位は台・件・時間のどれか。
• 税込と税抜が混ざっていないか。
• 単価変更か数量変更か、両方か。
• 値引き・最低料金・出張費が明細外にないか。
• 顧客希望と、対応可能な新条件を区別できるか。

画像やPDFをAIで読み取った場合は、比較より前に転記の数字を確認します。
1台と7台の読み違いがあれば、その後の説明文も間違います。

手順2：変更理由と未確定条件を含めて指示する

以下の旧見積v1と確認済み新見積v2を、商品コードごとに比較してください。
目的は、顧客へ説明する変更点の下書きです。

出力列：商品コード／旧条件／新条件／変更種別／確認済み差額／説明案
数量・単価・追加・削除・条件変更を区別してください。
新旧で不明な条件は「要確認」としてください。
金額は入力された確定値を使い、新たな価格や値引きを作らないでください。
計算の不一致を見つけたら、説明文を確定せず該当箇所を示してください。
顧客の変更依頼と、新見積の承認を混同しないでください。
納期・作業可否・無料対応を、入力にない条件で約束しないでください。
最後に、送付前に人が確認すべき点を挙げてください。

AIに差額を計算させた場合も、別の計算方法で照合します。
ここでは入力済みの金額から説明案を作る使い方に絞っています。

手順3：期待する差額表と確認する

編集部が架空例から作った確認表です。
AIの実測結果ではありません。

項目	変更内容	差額（新−旧）
A01	3台から2台へ	−12,000円
O01	3台から2台へ	−2,000円
T01	1回のまま	0円
H01	高所作業1件を追加	＋4,000円
合計	45,000円から35,000円へ	−10,000円

変更説明の下書きは、たとえば次のようになります。

ご希望の2台へ変更した見積v2を作成しました。
清掃台数とフィルター追加作業を各1台減らし、高所作業1件を追加しています。
出張費は変更ありません。
税抜合計は45,000円から35,000円へ、10,000円減となります。
変更した内容をご確認ください。

これを送る前に、高所作業の実施条件、税額を含む正式総額、添付する見積の版を確認します。
本文に書いた数字と添付書類が同じかも照合してください。

誤った比較が出たら、説明文ではなく明細へ戻る

「値引きしました」と書かれた場合、この例では値引きの根拠がありません。
数量・オプションの変更による差額に直します。

出張費が減ったと出たら、T01は両方1回・3,000円と確認します。
AIに説明を言い換えさせ続けるより、間違った行を明示し、入力した表との対応をやり直してください。

同じコードなのに作業内容が変わっている場合もあります。
単価が同じでも範囲変更は説明が必要です。
数字だけでなく、含む作業・含まない作業の列を追加しましょう。

顧客へ出す前に、版と承認状態を残す

最後は人が、計算、条件、文面、添付の4つを確認します。
確認者と日付、新版を送った日時、顧客が返答した内容を同じ案件に残してください。

v2を送った時点では「提示済み・回答待ち」です。
AIの下書きが完成したことを「顧客承認済み」にしないようにしましょう。

案件が少ないうちは共有フォルダと表計算でも運用できます。
変更と返信の履歴が増えて管理しづらくなった場合は、見積太郎2の機能・料金・導入判断も比較材料になります。
送付後の連絡は見積後フォローメールの例文を参考にしてください。

参考資料

AIのレビュー・返信下書きとシステム計算の役割分担は、見積太郎2公式FAQと利用規約を2026年10月8日に確認。
本記事の金額・表・指示文は架空教材で、公式の料金表や実際の導入成果ではありません。