休業のお知らせをAIで作る方法｜受付・返信・発送を分ける例文

2026.11.01更新

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休業のお知らせは、「会社が休む期間」「問い合わせを受け付ける方法」「返信と発送を再開する日時」を別々に決めてから、AIに下書きを作ってもらいます。
休業期間だけを伝えると、フォームが使えるのか、いつ返答が来るのかが読者に伝わりません。

この記事では架空の卸売会社を例に、確定情報の入力表、ホームページとメール向けの文例、公開前の確認手順を紹介します。
年末年始だけでなく、夏季休業や設備点検による臨時休業にも使える考え方です。

本文で説明する流れを整理しています。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。

先に四つの状態を分ける

「休業中でも問い合わせは受け付けるが、回答は営業再開後」という会社は、受付と返信を分けて案内します。
発送の再開日が別なら、その日付も独立させます。

以下の日程・社名・業務内容はすべて説明用の架空例です。
実際に使う際は自社の日程に差し替えてください。

項目	架空の卸売会社の確認済み情報
休業期間	2026年12月29日〜2027年1月4日
通常営業の再開	2027年1月5日9時
休業中の問い合わせ受付	Webフォームで受付可能。電話受付は休止
問い合わせへの返信	2027年1月5日9時以降、順次対応
発送の再開	2027年1月6日から順次発送
納期の扱い	休業前の出荷可否・到着日は個別確認。新たな確約はしない

この例では、1月5日は通常営業と返信を再開しても、発送はまだ再開していません。
「1月5日から通常対応」と一言でまとめると、出荷も再開するように読まれる場合があります。

「順次返信」は、当日中の回答を約束する意味ではありません。
回答期限を保証できないなら、AIにも「営業再開日に必ず返信」「翌日到着」と書かせないようにします。

確認済み情報を渡して、媒体別の下書きを作る

会社で利用を認めた生成AIに、次のような指示を入力します。
取引先のメールアドレスや顧客一覧は、この原稿作成には不要です。

会社の休業案内の下書きを作ってください。
読者：既存の取引先と、新しく問い合わせる人。
用途：ホームページ掲載文と、取引先向けメールの2種類。

条件：
・下の確定情報だけを使い、日付・時刻・受付方法を変更しない。
・休業期間、フォーム受付、返信再開、発送再開を区別する。
・返答完了日、到着日、緊急連絡先を創作しない。
・日時は年を含めて明示し、曜日は付けない。
・件名や見出しでも発送と返信を混同させない。
・必要な情報が足りなければ、「公開前の確認事項」に分ける。
・最後に、確定情報と出力の照合表を原稿とは別に作る。

確定情報：
［自社で決めた休業・受付・返信・発送の情報を貼り付ける］

曜日を付けたい場合は、社内の営業カレンダーで確かめてから入れます。
前年の文面を使い回すと、年や曜日だけが古いまま残ることがあります。
AIが作った照合表も正しいとは限らないので、人が原本を確認してください。

ホームページ・メールの文例

ホームページ向け：必要な日付を見つけやすくする

年末年始休業のお知らせ

平素より弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。
年末年始は下記のとおり休業いたします。

休業期間：2026年12月29日〜2027年1月4日
通常営業再開：2027年1月5日9時

休業中もWebフォームからのお問い合わせは受け付けております。
電話受付は休止いたします。
お問い合わせへの返信は、2027年1月5日9時以降、順次対応いたします。

商品の発送は2027年1月6日から順次再開いたします。
休業前の出荷可否や到着予定日は個別にご確認ください。

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

フォームへの案内は、実際に使えるリンクを付けます。
受付を停止する運用なら、上の文例のまま掲載しないでください。
文章と実際のフォーム設定をそろえる必要があります。

取引先向けメール：相手の業務に関係する条件を残す

件名：年末年始の休業と発送再開日について

〇〇株式会社
ご担当者様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

弊社は2026年12月29日〜2027年1月4日まで休業し、2027年1月5日9時から通常営業を再開いたします。

休業中のお問い合わせはWebフォームで受け付け、1月5日9時以降、順次返信いたします。
電話受付は休止いたします。

商品の発送は1月6日から順次再開いたします。
休業前の出荷をご希望の場合は、出荷可否と到着予定日を担当者へご確認ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

この例では最終注文受付日を決めていないため、架空の締切を追加していません。
実際には締切がある会社なら、対象商品や受付時刻とセットで明記します。

短くするときも、再開日の違いは消さない

SNSや自動返信に転用する場合も、休業期間だけに短縮しないようにします。
上の架空例なら、次の程度の長さでも受付・返信・発送を区別できます。

2026年12月29日〜2027年1月4日は休業いたします。
Webフォームは休業中も受付可能です。
返信は1月5日9時以降、発送は1月6日から順次対応いたします。
休業中の電話受付は休止します。

自動返信を設定する場合は、この文面を作る作業とは別に、配信条件と停止日時を確認してください。
AIに原稿を作らせただけで、自動返信や発送管理が始まるわけではありません。

図は左右にスクロールできます。

休業だけでなく受付・返信・発送の日時と方法を確定する。
フォームなどの実際の運用と文面が一致しなければ修正する。
一致した案内を各媒体へ反映し、休業後の更新担当も決める。
日程や業務の自動設定を示す図ではない。

公開前は、文章と実際の運用を照合する

年・日付・時刻が営業カレンダーと一致している。
注文受付、電話、Webフォームが案内どおりに使える。
返信開始と発送開始を取り違えていない。
回答完了日や到着日を、未確認のまま約束していない。
ホームページ、メール、SNS、自動返信の内容が一致している。
休業後に告知を外す担当者と日時が決まっている。

販促文の下書きツールも選択肢ですが、この文例を使うだけなら新しい有料ツールの契約は必須ではありません。
継続してコピーや案内文を作る場合に、Catchyの料金と無料利用の確認点も比較してください。
実際の利用枠と現行条件を確認してから選びます。

Catchy公式では、伝えたい内容から文章を作る「おまかせ文章」などを案内しています。
休業案内に使う場合も、上の確定情報と禁止事項を入力し、生成後に元の日程表と照合します。
公式料金欄はFreeプランで毎月10クレジット付与と案内しており、「10回生成できる」という意味とは限りません。
用途ごとの消費量や不足時の条件を確認してください。

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AIがライティング【Catchy】

まずは休業・受付・返信・発送の四つを一枚の表にする。
日程を確定してからAIで文面を作り、担当者が公開先ごとの内容を確認してください。