生成AIの利用申請書には、何の仕事に使い、何を入力し、誰が出力を確認するかを書きます。
サービス名だけでは、経営者や管理担当者が使ってよい範囲を判断できません。
わからない契約条件は「確認待ち」と残し、入力を始める前に担当者へ確認します。
この記事は、小さな会社が一つの業務を試すための記入例です。
法律上の適合やサービスの安全性を認定する書類ではありません。
既存の社内規程がある場合は、そちらの申請方法と判断基準を優先してください。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。
会社全体のルールと、今回の利用申請を分ける
会社全体のルールでは、入力禁止情報や使えるサービス、事故が起きたときの連絡先を決めます。
利用申請書は、その範囲の中で「営業担当者が、このサービスのこのプランで、この仕事をする」と具体化する書類です。
すでに承認された使い方まで毎回新しい申請にするかは、会社の運用で決めます。
ただし、新しいサービス、入力情報の変更、社外公開、自動送信など、確認済みの条件が変わる場合は見直しの対象にしてください。
「前にAI利用を認めた」という記録だけで、すべての用途を承認したことにしないためです。
会社のルール自体が未整備なら、IPAの中小企業向けガイドラインが確認先になります。
同ページは経営者向けと実践向けの資料に加え、クラウドサービスの安全利用の手引きも案内しています。
以下の申請書はIPA所定の様式ではなく、会社でAIが作成した例です。
架空例：公開カタログから営業メールの下書きを作る
社員12人の卸売会社で、営業担当者が商品案内メールの下書きを作りたいとします。
次の会社、試行期間、役割分担は、説明のための架空の例です。
特定のサービスを契約済みと見せたり、導入成果を示したりするものではありません。
| 申請項目 | 記入例 |
|---|---|
| 対象業務と利用者 | 営業担当者1人が、新商品の案内メールの下書きを作る |
| サービスとプラン | 会社指定のサービスA。正式URL、契約プラン、会社管理アカウントを別欄に記入。契約条件は管理担当者の確認待ち |
| 入力する情報 | 自社が公開しているカタログの説明文のみ。顧客名、個別価格、仕入条件は入力しない |
| 出力の利用先と確認者 | 社内で下書きを確認。営業責任者が商品名、価格、納期、表現を確認した後、人がメールソフトから送る |
| 保存と共有 | 会社指定の営業フォルダに下書きと確認記録を保存。閲覧範囲は対象担当者と確認者。保存期間は既存規程に合わせて記入 |
| 費用と接続の範囲 | 契約費用の上限を管理担当者が記入。メールや顧客管理システムへ接続せず、自動送信しない |
| 試す期間と確認方法 | 承認日から2週間を試行期間とし、作成から修正までの時間と誤りを記録 |
| 停止と再確認の条件 | 入力禁止情報が必要になった、費用や規約が変わった、確認できない出力が出た場合は利用を止め責任者へ相談 |
この例では、申請時点で契約条件が未確認です。
表が埋まっただけで利用開始とはせず、管理担当者の確認と責任者の承認を待ちます。
サービス名を実名に変えるだけで、同じ条件が成立するわけではありません。
申請者と承認者の記入欄を分ける
申請者は、実際に扱う仕事と情報を記入します。
サービスの規約やデータの取り扱いを判断できなければ、推測で「問題なし」にせず、確認が必要な箇所を示してください。
承認者側は、正式URLと対象プランの資料を開き、入力できる範囲、データの保存や学習利用の条件、必要な設定、利用権限と費用を確認します。
確認した資料のURL、確認日、未解決の点を記録します。
機密情報や個人情報を扱う用途は、社内担当者や必要に応じた専門家の確認へ回し、一般的なテンプレートだけで承認しません。
IPAの初心者向けAI資料も、クラウドAIへ営業秘密を入力しないことを案内しています。
「学習に使われない」と「どんな社内情報も送ってよい」は同じ意味ではありません。
IPAのAIセキュリティ資料
図は左右にスクロールできます。
条件の確認と責任者の承認記録、開始前に必要な条件がそろってから試行する。
社内規程がある場合はその手順を優先する。
承認記録には、開始してよい範囲も残す
「承認します」だけでなく、何を認めたのかが後からわかる形にします。
先ほどの架空例なら、契約条件の確認後に次のような欄を残せます。
対象の申請：営業メールの下書き作成
判断：承認／条件付き承認／保留（いずれかを記入）
認める範囲：公開カタログの文章による社内用の下書き
認めない範囲：顧客情報の入力、自動送信、未確認のままの社外利用
開始条件：対象プランのデータ条件と費用を管理担当者が確認済み
確認者：営業責任者
承認者と承認日：実際の担当者と日付を記入
再確認の時期：試行期間の終了時、または利用条件が変わった時
保留事項：未確認なら内容と確認担当者を記入
条件付き承認でも、開始前に満たす条件と、試行中に守る条件は分けてください。
例えば「契約条件は後で確認する」を残したまま、先に社内資料を入力する運用にはしません。
担当部署がない会社でも、確認する役割は決められる
情報システム部がない場合も、申請者、サービス条件を確認する人、利用開始を判断する人を決めます。
一人が複数を担当することはありますが、何を確認できていないかは残してください。
相談先が不在だから自動承認にするのではなく、不明な点だけ提供元や支援先へ確認します。
申請書に顧客情報や秘密そのものを貼る必要はありません。
「顧客の連絡先を含む」「未公開価格を含む」のように種類を示し、詳細が必要な場合はアクセスを限定した場所で確認します。
試行が終わったら、条件の変更と作業負担を確認する
試行中に使う資料、担当者、プラン、出力先が変われば、当初の承認とずれていないか確認します。
契約やアカウントは管理一覧表につなげると、申請書だけで記録が止まるのを防げます。
効果を見るときは、下書きが出るまでの時間だけでなく、人が修正した時間も含めます。
生成AIの効果測定の記録例も利用できます。
まずは試したい仕事を一つ選び、入力情報と確認者を申請書に書く。
判断できない条件は確認待ちにし、承認の範囲が決まってから始めましょう。
参考資料
確認日：2026年10月25日。
記入例と承認フローは当サイトの編集例で、法的助言や公式様式ではありません。