広告
会議アジェンダをAIで作るなら、前回の記録から未決定事項だけを取り出し、今回決めたいことと時間配分を指定する方法がおすすめです。
議事録を要約するだけでは、次の会議で何を決めるかが曖昧なままになります。
「前回の説明を繰り返して時間がなくなる」「話題は多いのに結論が出ない」。
そんな定例会議に向け、30分の架空アジェンダ、抽出と時間割の2段階プロンプト、入りきらない議題の扱いを紹介します。
アジェンダは会議の議題と進め方を事前に共有する資料です。
この記事は架空の会議メモを使った編集例で、会議時間の短縮を実測した事例ではありません。
この記事にはアフィリエイト広告が含まれます。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。
まず完成例：30分で「今回決めること」を3つに絞る
架空の卸売会社が、出荷案内の改善を相談する例です。
会議の目的は「欠品時の連絡、案内文、来週の試行担当を決める」とします。
| 時間 | 議題 | 会議を終える時点の状態 |
|---|---|---|
| 0〜3分 | 目的と前回からの変更を確認 | 今回の対象を全員で確認 |
| 3〜10分 | 欠品時の連絡順を検討 | 連絡する担当と確認先を決める |
| 10〜18分 | 案内文の2案を比較 | 採用案または修正担当を決める |
| 18〜25分 | 来週の小規模試行を相談 | 対象範囲・担当・確認日を決める |
| 25〜30分 | 決定/保留/次の行動を読み合わせ | 合意と未決定を分けて記録 |
合計は30分です。
「決定」と書いてあっても、情報が不足していれば保留できます。
必ず決めるための台本ではなく、何を目指し、何が足りないかを見えるようにする時間割です。
KDDIのアジェンダ解説でも、会議の目的、議題ごとの時間、過去議事録から持ち越し事項を整理する考え方が示されています。
こちらの例では、終了時の状態まで各議題に付けています。
前回議事録を「完了・未決定・状況確認」に分ける
最初に前回記録のどこを扱うか絞ります。
完了事項を何度も議論しないためには、全部を議題へ変換しないことが大切です。
架空の前回メモは、次の4項目とします。
- M01：現行の案内文にある誤字を修正。修正完了を確認済み
- M02：欠品時、営業と倉庫のどちらが顧客へ連絡するか未決定
- M03：案内文A/Bの比較は次回へ持ち越し
- M04：試行候補の担当者へ参加可否を確認中。承諾はまだない
M01は通常、今回の討議対象ではありません。
M04は、担当が決まった事項でもありません。
AIが「担当者は確定」と整理したら原メモへ戻って修正します。
実際の議事録では、個人情報・顧客情報・価格などの入力可否を確認してください。
許可のない録音や外部AIへの転送まで、アジェンダ作成を理由に広げないようにしましょう。
2段階のプロンプトで、抽出してから時間割にする
まず次回の候補を抽出し、人が今回扱う議題を選びます。
その後に時間配分を作れば、AIが重要な議題を勝手に落としたことに気づきやすくなります。
ステップ1：未決定と確認事項を抽出する
前回の会議記録から、次回の議題候補を抽出してください。 条件： ・完了／未決定／状況確認が必要、の3つに分ける ・元メモのIDを付ける ・依頼中と承諾済みを区別する ・担当、期限、合意を創作しない ・未決定事項について、決める前に必要な情報を挙げる ・今回議論するかどうかは人が判断するため、優先度は候補とする 出力：元ID／状態／候補議題／必要情報／確認事項 【前回記録】 （入力が許可されたメモ）
ステップ2：選んだ議題を30分へ配置する
人が選んだ議題から、30分の会議アジェンダ案を作ってください。 今回の目的：欠品連絡、案内文、試行担当について判断する。 条件： ・冒頭確認3分、終了時の読み合わせ5分を確保 ・各議題に「決めたいこと」と「事前資料」を付ける ・時間の合計を30分にする ・入らない議題は、削除せず別欄へ出す ・未提供の情報は「事前確認が必要」と書く ・決定権者、担当者、期限を推測しない 出力：時間帯／議題／決めたいこと／事前資料／確認先 別欄：入らない議題と、別途扱う案 【選定した議題】 （人が承認した候補を貼る）
AIの時間配分は目安です。
準備資料がそろっていない議題を7分へ収めても、すぐに決められるわけではありません。
担当者が話し合う内容と参加者を見て調整します。
入りきらない議題は、詰め込まず扱いを決める
「月次実績も追加したい」となったら、終了時の読み合わせを削る前に、その話題が今回の目的に必要かを確認します。
| 追加したい内容 | 扱いの候補 |
|---|---|
| 数値を共有するだけ | 事前資料で確認し、質問があれば扱う |
| 今回の判断に必要な情報 | 他の議題を減らし、時間を配分し直す |
| 別の担当者が必要 | 別日での会議を提案する |
| 現状では情報がない | 調査担当と次の確認日を相談する |
これは「会議をなくすのが正解」という意味ではありません。
何を決める必要があるかによって、情報共有だけでは済まない場合もあります。
候補議題を減らしたら、その理由と次の扱いを記録します。
AIが「重要度が低い」としただけで、業務上必要な確認まで消してしまわないでください。
共有前に、参加者・資料・未確認欄を点検する
完成したアジェンダを送る前に、次を確認します。
- 目的が「情報共有」なのか「判断」なのか分かるか
- 前回の完了事項が討議へ戻っていないか
- 未決定を合意済みへ変えていないか
- 判断に必要な担当者が参加するか、別の確認方法があるか
- 資料の版と共有権限は適切か
- 開始/終了と各時間帯の合計が一致するか
会議後は、アジェンダへ結果を上書きして曖昧にするより、決定・保留・次の行動を別に残します。
詳しくは会議の決定事項をAIで管理する方法へ。
前回との変化は議事録の差分比較も参考になります。
前回記録が残らない場合は、文字起こしの道具を検討する
アジェンダの材料がない場合でも、短い手書きメモから始められます。
毎回すべてを録音する必要はありません。
録音と文字起こしが必要な会社では、Nottaも候補です。
公式料金ページには、ミーティングの文字起こしと、有料プランのデータダウンロードを案内しています。
ここで紹介する2段階のアジェンダ作成が自動実行・自動配信されると確認したわけではありません。
2026年10月12日確認時点で、フリープランは月120分でも1回の文字起こしが3分までです。
30分の会議全体をそのまま試せる無料枠と混同しないでください。
プレミアム年間プランは税込14,220円の12か月一括払いで、月換算1,185円です。
クレジットカード不要のフリープランと、3日間の無料トライアルは別です。
公式案内では、3日間トライアル終了後はプレミアム年間プランで自動課金となります。
購入前に更新停止の期限と手続きも確認してください。
録音への同意と社内のデータ取扱いルールを先にそろえましょう。
記録ツールの機能を比較したい方は、以下の広告リンクから確認できます。
手作業のメモで足りる場合、契約は不要です。
広告の対象は新規利用者のPCからのWEB版プレミアム/ビジネス有料契約です。
スマホ・アプリ・問い合わせ経由はこの広告の対象外です。
これは広告の適用条件であり、Notta自体がPCでしか使えないという意味ではありません。
次回会議は「今回決めること」を一文で書く
AIに議題を並べてもらう前に、人が会議の目的を一文で書きましょう。
その目的に必要な未決定事項を選び、最後の読み合わせまで時間を確保します。
短いアジェンダでも、決めたいこと・必要な情報・保留の扱いが分かれば、次の行動につながります。
まず前回メモから未決定を3つ以内で選ぶところから始めてみてください。
参考資料
資料確認日：2026年10月12日。
時間割とプロンプトは独自の架空例です。
料金・機能・更新条件は変更されることがあるため、申込前に公式の最終表示を確認してください。