「見積もりを出す前に何を聞くんだっけ」「返品の条件はどの資料に書いてある？」。
社内資料が増えるほど、答えより先にファイルを探す時間がかかることがあります。
Gemini Notebookを使うなら、最初に目指すのは全社資料の一括登録ではなく、利用を許可された少数の資料から、答えの根拠を確認できる状態を作ることです。
AIの回答だけで決めず、資料の版・適用条件・原文まで確認します。
Googleは2026年7月16日に、NotebookLMをGemini Notebookへ改称すると発表しました。
この記事では現名称を使いながら、旧名称で調べている方にも分かるように説明します。
Google公式：名称変更の発表
社内資料を入れる前に、利用を認められているか確認する
便利そうだからと、個人のアカウントに会社のファイルを入れることから始めないでください。
まずは使うアカウント・契約・データの扱い・共有範囲を確認します。
Googleの公式ヘルプでは、職場・学校アカウントでの機能とデータの扱いはライセンスによって異なると案内されています。
「仕事用のメールアドレスだから、すべて同じ条件」とは判断できません。
Google公式：職場・学校アカウントでの利用
最初に確認するのは、次の点です。
- 会社がこのツールとアカウントの利用を認めているか。
- 今回の資料を、外部のAIサービスへ入力してよいか。
- 顧客名、個別契約、従業員情報など、今回不要な情報が含まれていないか。
- ノートブックを誰と共有してよいか。共有する必要があるか。
- 不正確な回答を報告する場合、送信内容の扱いも確認できているか。
判断できなければ、実際の社内資料ではなく、一般公開資料や説明用のダミー文書で操作を試します。
資料を登録できることと、会社として登録してよいことは別です。
架空の3資料で、見積もりの確認事項を探す
ここでは架空の卸売会社を例にします。
実在の会社の運用実績ではありません。
説明用に、次の3資料を準備したと仮定します。
| 資料 | 記載内容の例 | 管理するときの注意 |
|---|---|---|
| 受注手順書・第3版 | 商品型番、数量、希望納期を確認 | 適用開始日と旧版を区別する |
| 返品対応メモ・第2版 | 返品の相談は担当者へ確認 | 一般的な返品条件として広げない |
| 商品資料・第5版 | 商品の仕様、取り扱い条件 | 改訂日と対象商品を確認する |
今回の質問は「見積もりを作る前に、顧客へ何を確認するか」です。
返品の相談や全商品の説明は、今は必要ありません。
少数の資料と一つの質問から始めると、どの文書が根拠になったかを人が追いやすくなります。
ファイル名だけでなく、版と適用日をそろえる
「受注マニュアル_最新版」「受注マニュアル_最新版2」のような名前では、どちらを使うべきか分かりません。
AIに並べて渡しても、会社で承認した最新版がどれかまで、自動で決めてくれるとは限りません。
登録前に、資料を管理する担当者が次を整理します。
- 文書名と版番号。
- 改訂日と、業務への適用開始日。
- 対象部門・対象商品。
- 承認済みか、下書きか。
- 内容について確認できる担当者。
ファイルの更新日時だけでは、業務上の有効性を判断できないことがあります。
「改訂日は新しいが適用開始は来月」という資料も、現行資料とは区別してください。
旧版を比較用に使う場合は、現行の回答に混ざらないよう、選択するソースを分けます。
最初の試行では、現行の承認済み資料だけを扱う方が確認しやすいでしょう。
質問は、対象の資料と答えてほしい形式を指定する
資料を登録したら、今回必要なソースを選択し、具体的に質問します。
公式FAQでは、ソース全体または選択した一部が回答に使われること、質問を具体的にすると関連情報を探しやすいことが案内されています。
Google公式：Gemini NotebookのFAQ
現行の受注手順書・第3版と商品資料・第5版を根拠に、 見積もりを作る前に顧客へ確認する項目を整理してください。 【出力】 確認項目、確認する理由、根拠となる資料名と該当箇所。 資料に記載がない点は「資料内では確認できない」と示してください。 【ルール】 一般的な商習慣や過去の回答で不足を埋めない。 特定商品だけの条件を、全商品に適用しない。 返品対応メモや旧版の内容を、現行の受注条件に混ぜない。 条件が食い違う場合は、どの資料のどの記載が違うか示す。
これは回答を確認しやすくするための指示です。
「この指示なら必ず正しく答える」という保証ではありません。
出力後の原文確認までを、一つの作業として扱います。
回答から原文を開き、条件が抜けていないか見る
原文の前後、版・適用日・対象条件を確かめます。
不足や食い違いは推測で補わず、資料管理担当者へ戻してください。
回答に引用があれば、該当箇所を開きます。
確認するのは、キーワードが出ているかだけではありません。
その前後に例外や対象条件がないかを見てください。
例えば、回答に「希望納期を確認する」と出たとします。
原文に「特注品は、希望納期を聞いた後に担当部署で対応可否を確認する」とあれば、顧客へ確約する前に別の確認が必要です。
この場合のメモは、次のように残します。
希望納期を聞く。
特注品の対応可否は担当部署に確認し、確認前に納期を約束しない。
根拠：受注手順書・第3版の該当項目。
これは説明用の架空の記載です。
自社では、引用先の実際の文書名と該当箇所に置き換えてください。
短いソースなどでは、個別の引用が付かない場合もあると公式FAQに記載されています。
引用がないときに「根拠が確認できた」と扱わず、自分で資料を開くか、対象ソースと質問を絞って確認し直します。
Google公式：引用に関するFAQ
資料にない答えは、AIに補わせず確認先へ戻す
「最短でいつ納品できる？」と質問しても、登録した資料に現在の在庫や製造予定がなければ、確定した納期は分かりません。
一般的な日数を回答させて、顧客へ約束するのは避けます。
このときは、聞き方を変えます。
この資料だけで納期を確定できるか確認してください。 確定できない場合は、足りない情報と確認する相手を、 資料に書かれている範囲で示してください。 担当者が資料に書かれていなければ、それも未確認としてください。 推定の日数や、一般的な納期は出さないでください。
「資料にない」という結果も役立ちます。
必要な情報が在庫システム、別の手順書、担当部署にあると分かれば、次の確認先を決められるからです。
一方、資料に書かれているのに答えが見つからない場合は、商品名や手続き名を具体的にし、必要なソースだけを選んで再確認します。
AIの回答が出ないことだけで、会社にルールがないとは判断しないでください。
旧版と食い違ったら、人が現行ルールを確定する
例えば、第2版では「希望納期だけ確認」、第3版では「希望納期と搬入条件を確認」となっていたとします。
この場合、回答を混ぜて平均的な手順にするのではなく、変更点と適用条件を確認します。
受注手順書の第2版と第3版について、見積もり前の確認項目の差分を出してください。 変更点と、それぞれの資料の根拠箇所を示してください。 新しい版番号だけで、どちらを採用するか決定しないでください。 適用開始日や承認状態が分からなければ、確認事項として残してください。
最終的に使う版は、資料管理の担当者が確定します。
判断が済んだら、日常の質問で選択するソースも整理します。
原本を更新した際は、登録済みソースの内容を確認し、必要に応じて同期や再登録を行ってください。
常に原本の最新版へ自動で追随している、と決めつけないことが大切です。
共有する前に、登録資料と閲覧範囲を見直す
個人の試行がうまくいっても、そのまま全社員に共有する必要はありません。
最初は資料を使う部門や、確認担当者など必要な人だけに絞ります。
「この資料を知っているから、同じノートブック内の別資料も見てよい」とは限りません。
共有設定だけでなく、同じノートブックにまとめた文書の範囲も確認してください。
顧客対応に使う場合も、AIの回答を自動送信する運用にはせず、現行資料と回答を確認した人が返答します。
検索の補助として試す段階と、業務ルールとして展開する段階を分けましょう。
最初の試行は、資料3つ・質問3つで確認する
全社の資料を一度に入れるより、許可された資料3つと、答えを知っている質問3つから試してみてください。
- 資料に答えがある質問：根拠までたどれるか。
- 資料に答えがない質問：不足を把握できるか。
- 条件が限定される質問：対象外へ広げていないか。
記録するのは、「回答が出たか」だけではありません。
正しい版を使い、根拠を確認し、分からない点を人へ戻せるかが重要です。
この確認ができてから、資料や利用者を少しずつ増やしましょう。
※公式資料の確認日：2026年10月8日。
本文中の会社・文書・記載内容は架空です。