お客様への案内文をAIで校正する方法｜納期と条件を変えない3例

「来週、出荷予定です」を、AIが「来週、お届けします」に直した。
読みやすくなったとしても、この修正は採用できません。
会社が約束する範囲が変わるからです。

お客様への案内文をAIで校正するなら、先に変更してはいけない情報を固定し、修正箇所を一覧で出してもらいます。
最後に元原稿と比べて、担当者が採用を決めてください。
全文を自然に書き直してもらうだけでは、条件の変化が見えにくくなります。

この記事は、すでにある原稿の校正・推敲を扱います。
ゼロからメールを作る方法とは分けて考えましょう。
以下の会社・数値・文面はすべて架空の例で、特定のAIツールの実測結果ではありません。

校正と推敲を分けると、修正範囲が決まる

この記事では、誤字や表記を直す作業を「校正」、読みやすい順序や言い回しを検討する作業を「推敲」として説明します。
実務で両方を行うとしても、AIへの指示は分けた方が変更理由を確認しやすくなります。

作業	修正の例	別に確認すること
校正	誤字、送り仮名、社内で決めた表記	正式名称や例外に合うか
推敲	一文を分ける、説明の順序を変える	意味や約束が変わっていないか
事実確認	納期、数量、金額、適用条件の照合	正しい社内資料はどれか

AIが自信を持って示した表現でも、受注台帳や契約内容を見ているとは限りません。
文章の修正だけで事実確認を終えないことが、最初のルールです。

入力前に、変えてはいけない情報を別枠にする

案内文から、日付、数量、金額、対象、確定していること、まだ予定のことを抜き出します。
この表を原稿とは別に用意すると、校正後の確認に使えます。

機密情報を入力してよいかは、社内方針と利用するサービスの条件に従ってください。
入力が許可されていない取引先名、住所、契約条件を、校正のためだからと送信してはいけません。
伏せ字にしても契約内容が推測できる場合は、架空の原稿に置き換えるか、AIを使わない方法を選びます。

例1：出荷予定と到着予定を取り違えない

架空の原稿：

「ご注文の部品20個は10月20日に出荷予定です。到着日は配送会社の状況により変動しますので、出荷後にご案内します。」

固定する情報は「20個」「10月20日」「出荷予定」「到着日は未確定」の4点です。
文を整えるなら、たとえば次のように分けられます。

「ご注文の部品20個は、10月20日に出荷する予定です。到着日は配送状況により変動するため、出荷後にご案内します。」

一方、「10月20日にお届けします」「必ず間に合います」という表現は追加しません。
人が確認するのは、日付の文字だけでなく、日付に結び付く行為と確定度です。

例2：注文数量と最小注文数を混ぜない

架空の原稿：

「今回は30枚でのお見積りです。通常は50枚からお受けしていますが、試作のため今回のみ30枚で承ります。」

固定する情報は、今回の数量30枚、通常の最小注文数50枚、例外は今回の試作のみ、です。
整理例は次のとおりです。

「今回の試作は、30枚で承ります。通常の最小注文数は50枚ですが、今回は例外として30枚でお見積りしています。」

「今後も30枚から注文できます」とは書きません。
AIが重複を減らすために例外の説明を削ると、継続条件まで変わって見えることがあります。
数量と、数量が適用される範囲をセットで確認しましょう。

例3：無償対応の条件を消さない

架空の原稿：

「初回納品から7日以内にご連絡いただいた場合は、当社の作業に起因する不備を無償で修正します。追加仕様は別途見積りとなります。」

この文は、期限、原因、対応範囲を分けて読む必要があります。
整理例は次のとおりです。

「当社の作業に起因する不備は、初回納品から7日以内にご連絡いただいた場合、無償で修正します。追加仕様については、別途お見積りします。」

「7日以内なら何度でも無料」「ご満足いただくまで対応」といった表現は元原稿にありません。
契約に関わる文面は、担当者が承認済みの条件と照合し、判断が難しい場合は専門家に確認してください。

修正の差分を出すプロンプト

一度に「完璧な文章」にしてもらわず、候補を見てから採用します。
次の例では、条件の変更を禁止し、修正の理由を示すよう指示します。

お客様向けの案内文を校正してください。
新しい約束、日付、金額、数量、条件は追加しません。

変更不可：
［確定した情報、予定の情報、例外の範囲を列挙］

最初に誤字・表記の候補を一覧で示してください。
次に、読みやすさのための言い換え候補を別の一覧にしてください。
各行は「元の箇所／修正案／理由／条件への影響」の形式にします。
判断できない情報は推測せず、「担当者への確認事項」に残してください。
全文の完成稿は、この時点では作成しません。

原稿：［社内で入力が許可された文章］

「変更不可」と書いても、AIが必ず守る保証はありません。
指示は確認しやすい出力を得るためのもので、人の照合を省くためのものではありません。

送信前は、5つの観点で原稿と照合する

確認点	見落としやすい変化
数字と単位	30枚が50枚、円が税込総額へ変わる
日付と行為	出荷日が到着日へ変わる
確定度	予定が確約、検討が決定へ変わる
適用範囲	今回のみが継続条件へ変わる
未確認事項	未定の項目をAIが埋めてしまう

宛先、添付ファイル、送信権限も別途確認します。
原稿、修正候補、採用した完成稿を残すと、どこで条件が変わったのか追いやすくなります。
短い案内文なら、並べて一文ずつ読んでください。

同じ修正が続くなら、表記辞書を作る

毎回同じ言葉を直している場合は、社内の表記ルール辞書の作り方から基準を整えます。
複数人でチェックする仕組みが必要なら、文賢の料金と導入前の注意点も確認してください。

AIは案内文の修正候補を出す役割です。
お客様に何を約束するかを決めるのは、会社の担当者です。

参考：文賢公式サイトの校正・推敲機能。
この記事の分類・原稿例・プロンプトは編集部の提案です。