営業ヒアリングシートをAIで作るなら、初回商談で確かめたい目的を一つ決め、質問を8つ程度に絞り、未回答欄を残すところから始めましょう。
質問を増やすことより、答えを提案のどこに使うかを決める方が重要です。
「聞きたいことが多く、商談がアンケートの読み上げになってしまう」「商談後に重要な条件を聞き忘れたと気づく」。
そんな小規模企業の営業担当に向け、質問の順番、誘導質問の修正、回答の引継ぎまで紹介します。
以下は、架空の備品管理サービスの初回相談を使った編集例です。
実在の顧客へのヒアリングや導入成果ではありません。
具体的な操作、適用条件、例外、注意事項は各見出しも確認してください。
初回商談では「今の困りごと」を確かめる8問から
想定する相談は、「工具や備品を誰が持ち出したか分からず、探す時間が増えている」というものです。
いきなり自社サービスの機能説明へ進まず、現在の作業と改善したい状態を確かめます。
| 順番 | 質問例 | 回答を使う目的 |
|---|---|---|
| 1 | 現在、備品の貸出と返却をどう記録していますか？ | 今の手順を理解する |
| 2 | 所在が分からなくなるのは、どんな場面ですか？ | 問題が起きる条件を絞る |
| 3 | そのとき、誰がどんな確認をしていますか？ | 対応する人と作業を把握する |
| 4 | まず改善したい備品や拠点はどこですか？ | 初期の対象範囲を決める |
| 5 | 現場で使える端末や、使いにくい場面はありますか？ | 運用上の制約を知る |
| 6 | 今の運用で残したい部分はありますか？ | 変更しない条件を知る |
| 7 | 導入を検討するとき、どなたの確認が必要ですか？ | 次の相談相手を把握する |
| 8 | 次回までに何が分かれば検討を進められますか？ | 次の資料と確認事項を決める |
8問はすべての業種に共通する正解ではありません。
相談時間や相手の立場によって減らして構いません。
答えがすでに分かっている質問は、最初に確認するだけで済ませましょう。
ヒアリングにAIを使う流れは、カンマンの解説にもあります。
この記事では、質問を作るだけでなく、答えがない場合の扱いまで決めます。
AIに渡す前に「目的・分かっていること・制約」を整理する
「営業用の質問を作って」と頼むだけでは、価格、予算、決裁、課題などの一般的な質問が大量に出てきがちです。
自社の商談で必要な範囲を先に指定します。
架空の相談では、次の情報を用意します。
- 目的：備品の貸出記録を改善する必要があるか、次回の検討材料を確認する
- 分かっていること：現状は紙に記入、相談者は現場リーダー
- 分かっていないこと：対象拠点、端末、承認者、改善の優先度
- 制約：初回は20分。見積や導入日を確約しない
個人名や取引先の内部情報は、会社の入力ルールに合わせて伏せてください。
公開情報と顧客の発言を混ぜず、「事前に確認済み」「商談で未確認」を分けます。
コピー用プロンプトで質問と優先度を出す
Googleのプロンプト設計資料は、明確な指示に加え、文脈、制約、出力形式を指定する考え方を示しています。
商談用の指示文も、この3点を具体化すると見直しやすくなります。
初回商談用の営業ヒアリングシートを作ってください。 商談の目的は、困りごとと運用条件を確認し、次回の検討材料を決めることです。 条件： ・質問は最大8つ。現在の作業→困りごと→対象範囲→制約→次の行動の順 ・一つの質問で聞くことは一つにする ・当社製品の導入を前提にしない ・相手の回答、予算、決裁権、導入日を創作しない ・優先度を「必須」「時間があれば」に分ける ・回答欄は空欄にし、分からない場合の追加質問を付ける 出力：順番／質問／質問の目的／優先度／回答欄／追加質問 【相談の背景】 工具や備品の所在が分からなくなることがある。 現在は紙で貸出を記録。相談者は現場リーダー。 対象拠点、利用端末、承認者は未確認。 【制約】 初回20分。価格と導入日は確約しない。
AIの出力は、作成担当者が声に出して読んでください。
「所在」「運用負荷」など、自社では普通でも相手には分かりにくい言葉があれば、日常の言葉へ直します。
誘導質問と、一度に聞きすぎる質問を直す
質問表が完成しても、そのまま使わず、相手が答えやすい形へ整えます。
特に、製品の良さを認めさせる質問になっていないかを確認しましょう。
修正例1：解決策を先に押し付けない
修正前：「QRコード管理を導入すれば便利になると思いますか？」
修正後：「貸出の記録で、今いちばん手間がかかっているのはどの作業ですか？」
前の質問は、自社が提案したい解決策へ話を寄せています。
まず作業を聞き、QRコードが合うかは端末や現場環境を確認してから判断します。
修正例2：費用・時期・承認を一度に聞かない
修正前：「予算はいくらで、いつ導入し、誰が決裁しますか？」
修正後：「検討を進めるうえで、先に確認しておきたい条件はありますか？」
相手が予算や時期を把握していなければ、その場で答えを迫らないでください。
必要な項目は、どの担当者にいつ確認するかへ置き換えます。
修正例3：効果の数字を相手に推測させない
修正前：「導入すれば毎月どのくらいの時間を削減できそうですか？」
修正後：「最近、備品を探す必要があった場面を一つ教えてください。」
削減時間を先に聞くと、根拠の薄い数字が提案書へ入りやすくなります。
具体的な作業を聞き、必要なら後日、件数や時間を記録して評価します。
回答欄は「事実・解釈・未確認」を分ける
商談後、AIに読みやすく整理してもらう場合も、未回答を埋めさせないでください。
次は架空の回答メモの記入例です。
| 項目 | 確認できた発言 | 担当者の解釈/次の確認 |
|---|---|---|
| 今の記録 | 「貸出時に紙へ記入している」 | 事実。返却時の記入方法は未確認 |
| 端末 | 「個人のスマホを持ち込めない区域がある」 | 区域と会社端末の有無を次回確認 |
| 対象 | 「まず一つの倉庫で考えたい」 | 対象備品の一覧は未受領 |
| 時期 | 「まだ決まっていない」 | 導入月は未確定。勝手に提案へ追加しない |
「スマホを持ち込めない」から「QRコードは使えない」と断定するのは飛躍です。
会社端末や他の方法の有無は、追加の確認事項として残します。
以下の商談メモを整理してください。 列は「本人の発言」「確認済み事項」「担当者の解釈」「未確認」「次の確認先」。 未回答は「未確認」のままにしてください。 発言にない予算・決裁権・導入日・合意を追加しないでください。 事実と解釈が混ざっている場合は分け、元のメモの位置も示してください。
整理結果は原メモへ戻って確認します。
AIが「導入を希望」とまとめても、実際の発言が「説明を聞きたい」だけなら、検討段階のまま記録します。
次回の提案へつなぐときも、未確認を消さない
ヒアリングシートは、完成した提案を作るためだけのものではありません。
次回までに「何を確かめる必要があるか」を共有する資料にもなります。
架空の相談なら、「対象備品の一覧を依頼」「会社端末の有無を確認」「入力方法を2案比較」のように、確認先と次の資料を決めます。
顧客が引き受けていない宿題を、合意済みとして書いてはいけません。
提案書へつなぐ方法は、商談メモから営業提案書を作る手順へ。
質問の話し方を練習したい場合は、AIで営業ロープレをする方法も参考になります。
まず次の商談1件で、必須の質問を3つ選ぶ
シートは毎回すべて読み上げる台本ではありません。
今回の商談で最も重要な質問を3つ決め、残りは会話に合わせて使いましょう。
AIには質問案と整理を任せ、人は質問の順番、相手への配慮、回答の意味を確認します。
答えのない欄を残せるシートの方が、無理に埋めたシートより次の仕事へつなげやすくなります。
参考資料
資料確認日：2026年10月12日。
質問表・修正例・記入例は独自の架空例で、成約率や導入効果を検証したものではありません。